Помощ

Кратко ръководство за работа с архива. Надписите в сиво са точно такива, каквито ги виждате на екрана. Пълно описание на всички функции — в Ръководството.

1. Първо влизане
2. Смяна на паролата
3. Забравена парола
4. Качване на документи
5. Търсене
6. Етикети, кореспонденти, типове
7. Изтегляне и изтриване
8. Добавяне на служители
9. Документи от имейл
10. Сканиране директно в архива
11. Място в архива
12. Пробен период

1. Първо влизане

Адресът на архива, потребителското име и паролата са в писмото „Архивът ви е готов“. Отворете адреса (например https://firma.e-dokumenti.com) и въведете данните.

След влизане виждате Табло за управление. Менюто вляво има два раздела: Управление — документи, етикети, кореспонденти, поща, кошче; и Администрация — настройки и потребители.

2. Смяна на паролата

1. Горе вдясно натиснете името си и изберете Моя профил.
2. Отваря се прозорец Редактиране на профила.
3. Напишете новата парола в Парола. Появява се поле Потвърдете паролата — повторете я там.
4. Натиснете Запазване.

Ще видите „Паролата е променена, ще излезете моментално.“ — влезте отново с новата парола.

Паролата трябва да е поне 8 знака и да не е твърде проста (например само цифри или често срещана дума).

3. Забравена парола

Отворете e-dokumenti.com/forgot, въведете адреса на архива и имейла, с който сте се регистрирали. До няколко минути ще получите писмо с нова парола. Сменете я веднага след влизане.

Това важи за главния акаунт на фирмата. Паролата на служител се сменя от главния акаунт — вижте „Добавяне на служители“.

4. Качване на документи

Има два начина:

• На Табло за управление, вдясно, натиснете Качване на документи и изберете файлове.
• Или просто провлечете файлове от компютъра върху прозореца на архива — на всяка страница. Ще видите „Пуснете файлове, за да започнете качването“.

Поддържат се PDF, снимки (JPG, PNG, TIFF), Word (DOCX, DOC), Excel (XLSX, XLS), OpenOffice/LibreOffice (ODT, ODS) и текстови файлове.

След качване документът се обработва: архивът „прочита“ текста му, за да може после да се търси по съдържание. Обикновено отнема от няколко секунди до минута на документ; при големи сканирани файлове — повече.

5. Търсене

Най-бързо: пишете в полето Търсене най-горе. Търси се и в съдържанието на документите, не само в имената.

За повече възможности натиснете Подробно търсене. В списъка Документи можете да филтрирате по Етикети, Кореспондент, Тип на документа и дата.

Филтър, който ползвате често, запазете със Запази като... — ще се появи в Запазени изгледи.

6. Етикети, кореспонденти, типове

• Етикети — свободни отметки, напр. „Фактури“, „Договори“, „2026“. Един документ може да има много етикети.
• Кореспонденти — от кого е документът: доставчик, клиент, институция.
• Типове документи (в менюто: Document types) — фактура, договор, протокол и т.н.

Трите списъка са в менюто вляво, под Управление → Attributes. Отворете документ, задайте ги и натиснете Запазване. След няколко ръчно подредени документа архивът започва сам да предлага етикет, кореспондент и тип за новите.

Ако някой етикет е отбелязан като Етикет за входяща поща, той се слага автоматично на всеки нов документ — удобно, за да виждате какво още не е прегледано.

7. Изтегляне и изтриване

Отворете документа и натиснете Изтегляне. С Изтегляне на оригинала получавате файла точно както е качен (например оригиналния DOCX), а без него — обработеното PDF копие с разпознат текст.

Изтритите документи отиват в Кошче. Оттам можете да ги върнете с Възстановяване, докато не са изтрити окончателно.

8. Добавяне на служители

1. В менюто вляво, под Администрация, отворете Потребители & Групи и натиснете Добавяне на потребител.
2. Попълнете Потребителско име, Имейл и Парола. По желание — Собствено име и Фамилно име.
3. Оставете отметката Активен включена. Отметката Админ е включена по подразбиране — изключете я. Суперпотребител също оставете изключена.
4. В Групи изберете „Служители“. Таблицата Права вдясно не пипайте — правата идват от групата.
5. Натиснете Запазване и съобщете на служителя адреса, потребителското име и паролата.

Ако служителят след вход вижда само „Табло за управление“ и грешка „Error loading settings“ — не е добавен в група „Служители“.

Забравена парола на служител: отворете го в Потребители & Групи, въведете нова парола и запазете.

Служител напусна: отворете го в Потребители & Групи, изключете Активен и запазете — вече не може да влиза, а мястото в плана се освобождава. Не изтривайте потребителя: документите, на които е собственик, остават без собственик и стават видими за всички.

Документ, който не трябва да се вижда от всички (напр. заплати): отворете го → раздел Права → махнете „Служители“ от Изглед и Редактиране → Запазване. Полето Собственик не оставяйте празно — документ без собственик се вижда от всички.

9. Документи от имейл

Архивът може сам да взима прикачените файлове от фирмена пощенска кутия (например фактури, които доставчиците ви изпращат). Проверява пощата на всеки 10 минути.

Стъпка 1 — пощенски профил

1. В менюто вляво, под Управление, отворете Поща.
2. Отваря се Настройки на пощата. В раздел Имейл профил натиснете Добави профил.
3. Попълнете:
   • Име — произволно, напр. „Фактури“;
   • IMAP сървър, IMAP порт, IMAP сигурност — от данните по-долу (SSL е избран по подразбиране);
   • Потребителско име — обикновено целият имейл адрес;
   • Парола — паролата за пощата или парола за приложение (вижте по-долу).
4. Натиснете Тест. Ако е успешен — Запазване.

При фирмени акаунти в Google Workspace паролите за приложение може да са изключени от администратора ви.

Стъпка 2 — готово

Правилата архивът прави сам. До 2 минути след запазването на профила в Правила за поща се появяват две правила — „име на профила — документи“ и „име на профила — вградени документи“, а при следващата проверка на пощата прикачените файлове влизат в архива и се виждат във „Входящи“. Ако не искате да чакате, при профила отворете менюто вдясно и натиснете Process Mail.

Какво взимат готовите правила:

• прикачените файлове (PDF, Word, Excel, снимки) от писмата във входящата поща (INBOX) за последните 720 дни;
• и PDF, Word и Excel файловете, които някои програми слагат „вградени“ в писмото (например при препращане) — това прави второто правило. Картинките от подписите не влизат;
• и от прочетени, и от непрочетени писма — няма значение дали някой вече е отворил писмото;
• писмото остава в пощата. Архивът само го отбелязва с paperless, за да не го вземе втори път (в Gmail това се вижда като етикет „paperless“).

Ако искате друго, отворете правилата (Редактиране) — едни и същи промени и в двете:

• Максимална възраст (в дни) — колко назад да гледа;
• Филтриране от — само писма от даден подател, Филтриране по тема — само с дума в темата;
• Етикети, Задаване на тип на документ — да се слагат на всички документи от това правило.

Изпратени документи (например изходящите ви фактури) са в папката „Изпратени“, не във входящата поща. За тях добавете второ правило: Добавяне на правило → същия Профил → Папка с името на папката за изпратени (в Gmail [Gmail]/Sent Mail, в SuperHosting обикновено INBOX.Sent) → Действие Марк. на писм. с опр. етикет, да не се обр. маркирани писма с Параметър на действието paperless. При затруднение пишете ни.

Взимат се само прикачените файлове от поддържаните типове (без картинките в текста на писмото). Всяко писмо се проверява веднъж — ако не отговаря на филтрите в момента, по-късна промяна на правилото няма да го вземе. Ако изтриете профила, изтриват се и правилата му; при повторно добавяне се правят нови.

10. Сканиране директно в архива

Повечето офисни скенери и многофункционални устройства (Kyocera, Ricoh, Canon, HP, Brother, Xerox и др.) могат да изпращат сканираното по имейл — функцията се казва „Scan to E-mail“ или „Сканиране към имейл“. Насочете я към пощенска кутия, която архивът следи, и всеки сканиран документ ще влиза в архива сам, с разпознат текст.

Стъпка 1 — пощенска кутия само за скенера

При вашия доставчик на поща създайте отделна кутия, например skener@вашафирма.bg. Отделна — защото архивът взима всички прикачени файлове от кутията; ако е общата поща, ще влизат и снимки, подписи и всичко останало.

Стъпка 2 — свържете кутията с архива

Точно както в раздел 9: профил с данните на новата кутия и правило за нея. В правилото:

• Папка — INBOX; Максимална възраст (в дни) — напр. 30; без филтри.
• Действие — както е препоръчано в раздел 9.
• Присвояване на заглавие от — от темата, ако на скенера пишете тема при изпращане; иначе от името на файла. Заглавието можете да смените по-късно — документът се намира и по текста.

Стъпка 3 — настройка на скенера

Отворете уеб страницата на устройството (въведете IP адреса му в браузъра — вижда се в менюто на устройството, обикновено в „Мрежа“) и намерете настройките за имейл / SMTP. Ако за устройството се грижи сервизна фирма, изпратете тази стъпка на нея.

• SMTP сървър, порт и защита — от вашия доставчик на поща. Обикновено порт 465 със SSL или 587 с TLS/STARTTLS; при SuperHosting.bg сървърът обикновено е същият като IMAP сървъра.
• Потребител и парола — на кутията за скенера. Подател — същият адрес.
• Получател — също skener@вашафирма.bg (скенерът праща сам на себе си). Удобно е да го запишете в адресната книга на устройството като „Архив“.
• Формат — PDF, 300 dpi (за обикновен текст стига и 200), сиво или черно-бяло. Включете многостраничен PDF — всички страници в един файл.
• Ако устройството разделя големите сканирания на няколко писма — вдигнете лимита за размер на прикачения файл (напр. 10 MB), иначе един документ ще влезе на части.

Стъпка 4 — проба

Сканирайте една страница към „Архив“. До около 10 минути (пощата се проверява на всеки 10 минути, после текстът се разпознава) документът се появява в Документи, а ако имате изглед „Входящи“ — и там. Екранът се опреснява сам.

Скенер без имейл: сканирайте в папка на компютъра и провлечете файловете върху прозореца на архива (раздел 4).

11. Място в архива

Мястото зависи от плана: Старт — 10 GB, Стандарт — 25 GB, Разширен — 50 GB, а по време на пробния период — 2 GB. Когато архивът се запълни на 80%, ще ви изпратим имейл. За повече място пишете на info@e-dokumenti.com.

12. Пробен период

Пробният период е 14 дни от деня, в който получите писмото с паролата. Архивът работи напълно, с две ограничения:

• 2 GB място и до 2 потребители (главният акаунт се брои);
• не се правят резервни копия — не качвайте единствените копия на важни документи.

4 дни и 1 ден преди края ще получите напомняне с данните за плащане.

• Ако платите — архивът остава същият: адрес, пароли, служители, пощенски настройки и документи. Мястото и броят потребители се увеличават според плана и започват ежедневни резервни копия.
• Ако искате да започнете на чисто — напишете ни при плащането. Изтриваме документите, етикетите, кореспондентите и типовете, а потребителите и пощенските настройки остават. Можете да го направите и сами: изберете всички документи → Изтриване, после Кошче → Изпразни.
• Ако не платите — в края на пробния период достъпът се спира, а след още 7 дни архивът се изтрива окончателно заедно с документите. Ако искате да ги запазите, изтеглете ги преди края (раздел 7).