Архивът ви работи с Paperless-ngx — програма с отворен код за електронни архиви. Тук е преведено и съкратено официалното ѝ ръководство (версия 3.3) за всичко, което виждате в архива. Стъпка по стъпка за най-честите задачи вижте в Помощ.
Всеки документ в архива има данни, по които го подреждате и намирате:
Табло за управление е първата страница след вход. По начало е празно — добавете към него Запазени изгледи, за да виждате веднага документите, които ви трябват (например „неплатени фактури“). От таблото се качват документи, но можете и просто да пуснете файл с влачене навсякъде в архива.
Менюто Документи е основното място за работа. Списъкът се филтрира по етикети, кореспонденти, типове, дати и други полета. Като отметнете един или повече документи, горе се появяват бутони за масова промяна — етикети, кореспондент, тип, персонализирани полета, права, изтриване. Лентата за търсене над списъка търси по заглавие, архивен номер или с подробния синтаксис от раздел Търсене.
При първо влизане архивът предлага обиколка на основните функции. Можете да я пуснете отново от Настройки → Започнете обиколка.
Като отворите документ, виждате преглед на файла и всичките му данни. Тук можете да промените заглавието, датата, кореспондента, типа, етикетите и персонализираните полета, да добавите Бележки, да видите История, да изтеглите документа (Изтегляне или Изтегляне на оригинала) и да го споделите с връзка.
Промените не се записват, докато не натиснете Запазване.
Версиите са историята на файла на един документ — например подписан и неподписан вариант на договор, или анекс към него.
В менюто Управление са списъците с Етикети, Кореспонденти, Типове документи, Персонализирани полета, Запазени изгледи, пощата и работните процеси. Там ги създавате, преименувате, изтривате и задавате как архивът да ги разпознава сам (Алгоритъм за съвпадение).
Във вашия архив етикетите, кореспондентите и типовете са общи за цялата фирма — всеки служител вижда и ползва едни и същи.
Етикетите могат да имат „родител“ и да образуват дърво до 5 нива, например „Фактури“ → „Входящи“ / „Изходящи“. Когато сложите етикет на документ, родителските му етикети се добавят сами; когато махнете етикет, махат се и подчинените му. Ако зададете родител на съществуващ етикет, всички документи с него получават и родителя.
Документи добавяте с бутона Качване на документи на таблото, с влачене на файл навсякъде в архива, със снимка от телефона през браузъра или автоматично от имейл (вижте Документи от имейл). При добавяне архивът:
Оригиналният файл винаги се пази непроменен до архивното копие. Изключение са някои действия в PDF редактора — те предупреждават за това.
Архивът може сам да взима прикачени файлове от фирмената поща. Настройва се в Поща: първо Пощенски акаунти (връзка с пощата), после Правила за поща (кои писма). Стъпка по стъпка за Gmail, Outlook, Abv и др. вижте в Помощ → Документи от имейл.
Правилото проверява писмата в избрана папка (до определена давност и по филтри — подател, тема, име на файл), взима прикачените файлове и след това прави избрано действие с писмото, за да не го вземе втори път:
Имената на файлове във филтъра могат да са със заместители, например *.pdf, и няколко разделени със запетая. Правилата се изпълняват подред — накрая можете да сложите общо правило, което слага етикет „Непознат имейл“ на всичко останало. Ако правило с папка не работи, пробвайте различен разделител за подпапки (. или /) — зависи от пощата. Пощата се проверява на всеки 10 минути.
Обработените писма се виждат в Поща → обработени писма. Ако изтриете запис оттам, писмото ще бъде обработено отново при следващата проверка.
Архивът не отказва дубликати: ако качите файл, който вече го има, той се добавя отново. На страницата на такъв документ се появява раздел Duplicates с другите копия (включително в кошчето). Всички документи с копия намирате, като в списъка изберете Duplicates от падащото меню до полето за търсене.
Архивът се учи от вашите документи и предлага етикети, кореспонденти и типове за нови документи. Предложенията се виждат на страницата на документа — приемате или отхвърляте. Ако не искате да се показват сами, изключете автоматичните предложения в Настройки → Документи; тогава ги искате с бутона Suggest. Колкото повече документи сте подредили, толкова по-точни са предложенията.
Можете да пратите документ на човек без достъп до архива — счетоводител, контрагент, банка — с публична връзка:
https://вашата-фирма.e-dokumenti.com/share/…, уникална е и не изисква вход — отваря само този файл.Пазете връзката като парола — който я има, вижда документа до изтичането ѝ.
Всеки документ (и всеки етикет, кореспондент и т.н.) има Собственик и права Изглед (само преглед) и Редактиране (преглед и промяна), които се дават на потребители или групи.
Правата на един документ се променят в раздела Права на страницата му. За много документи наведнъж — отметнете ги в списъка и натиснете Права.
Във вашия архив всеки нов документ автоматично се вижда и редактира от група „Служители“. Как да скриете поверителен документ, вижте в Помощ → Добавяне на служители.
Потребителите и групите се управляват от Настройки → Потребители & Групи. Потребител в група получава правата на групата. Нов потребител без група няма никакви права. Отделно от групата можете да ограничите кои части на архива вижда (документи, етикети, поща, настройки).
Във вашия архив готовата група е „Служители“ — достатъчно е да добавите служителя в нея. Подробно: Помощ → Добавяне на служители.
Служител, който вече не работи при вас, не изтривайте — изключете Активен и запазете. Изтриването на потребител оставя документите му без собственик и те стават видими за всички.
Всеки потребител може да включи вход с код от телефона (2FA) от Моя профил (горе вдясно):
След това при всеки вход архивът иска и код от приложението. Ако загубите и телефона, и резервните кодове, пишете на info@e-dokumenti.com — ще изключим 2FA за акаунта.
Работни процеси автоматизират какво става с документите — например всички фактури от определен доставчик да получават етикет „Фактури“ и тип „Фактура“, или договорите да се виждат само от управителя. Всеки процес има условие (кога се пуска) и действия (какво прави). Процесите се изпълняват подред; при присвояване по-късните презаписват по-ранните, освен етикети, полета и права, които се събират.
Допълнителни филтри: с някой от етикетите, с всички етикети, без етикети, с/без даден тип или кореспондент, по стойност на персонализирано поле. Имената на файлове приемат заместители, например *.pdf.
Заглавието може да се сглобява от данни на документа, например {{correspondent}} – {{created_year}}-{{created_month}} → „Енерго-Про – 2026-10“. Налични са кореспондент, тип, дата на добавяне и създаване (година, месец, ден), оригинално име на файл и др.
Във вашия архив вече има процес „Достъп за служители“ — той дава на група „Служители“ достъп до всеки нов документ. Не го изтривайте.
Персонализираните полета пазят данни, за които няма стандартно поле — номер на фактура, сума, дата на плащане, падеж, номер на договор.
Нищо не се записва, докато не натиснете Запазване. Типът данни на поле не може да се сменя след създаването му.
Видове полета: текст; да/не (отметка); дата; уеб адрес; цяло число; дробно число; парична сума с валута (напр. EUR12.30); връзка към документ — препратка към други документи, която се създава и в обратна посока (например фактура → договор); избор от списък с предварително зададени стойности. Едно поле може да се сложи само веднъж на документ.
На страницата на PDF документ отворете PDF Editor, за да подреждате, завъртате и изтривате страници или да разделите документа на няколко. Само за PDF файлове.
Завъртането и изтриването на страници променят оригиналния файл — например електронният подпис в него вече няма да е валиден.
Всяка промяна по документ се записва — кой, кога и какво е променил. Вижда се в раздела История на документа. Промените, направени от работни процеси, са записани като „System“.
Изтритият документ отива в Кошче и стои там 30 дни, след което се изтрива окончателно. Дотогава всичко се пази и документът се връща с Възстановяване. Можете и да го изтриете окончателно веднага или да изпразните кошчето с Изпразни кошчето — това не може да се отмени.
Архивът дава инструментите — как да ги ползвате, решавате вие. Няколко съвета:
Примерни етикети: „Входящи“ за нови документи, които още не сте прегледали; „За действие“ — за документи, по които трябва да направите нещо; „Банкова сметка Х“ — за извлеченията по нея; „От имейл“ — за всичко, дошло от пощата; „Липсват данни“ — когато ще допълните по-късно.
Общото търсене е лентата най-горе. Търси едновременно в документи, етикети, кореспонденти, работни процеси и др. — само в това, до което имате достъп. Ако документите в резултата са по-малко от 3, добавя и резултати от подробното търсене в текста.
Търсенето в документите гледа съдържанието, заглавието, кореспондента, типа и етикетите и подрежда резултатите по това колко добре съвпадат. Връщат се само документите, които съдържат всички написани думи. Полезно е да знаете:
Енерго AND (ток OR вода) фактура NOT проформа "договор за наем"
AND, OR и NOT се пишат с главни латински букви. Скобите групират.AND — трябват всички.Тире пред дума не я изключва: фактура -проформа търси документи с двете думи. Пишете фактура NOT проформа.
Напишете името на полето, двоеточие и стойността, за да търсите само в него:
type:фактура tag:неплатени correspondent:"Енерго-Про" tag:фактури,неплатени asn:[50 to 150]
| Поле | Търси в |
|---|---|
title | заглавие |
content | текста на документа |
correspondent | кореспондент |
type | тип на документа |
tag | етикети |
original_filename | името на качения файл |
asn | архивен номер |
page_count | брой страници |
num_notes | брой бележки |
created | дата на създаване (издаване) |
added | дата на добавяне в архива |
modified | дата на последна промяна |
correspondent:"Енерго-Про Продажби".tag:фактури,неплатени намира документите, които имат и двата етикета.asn, page_count и num_notes са числа и приемат интервал: page_count:[10 to 50].фактур* title:Договор* 20[12]?
* замества произволен брой знаци, ? — точно един.[...] е един знак от изброените, [!...] — един знак извън тях. 20[12]? намира 2010 до 2029.added:yesterday created:"previous month" created:[2023 to 2025] added:[-1 week to now]
Ключовите думи за период са на английски: today (днес), yesterday (вчера), previous week (миналата седмица), this month (този месец), previous month (миналия месец), previous quarter (миналото тримесечие), this year (тази година), previous year (миналата година).
| Пример | Намира |
|---|---|
created:2025, created:2025-03, created:2025-03-04 | тази година, месец или ден |
added:january | този месец от текущата година |
added:"12 december 2025" | този ден (кавичките са задължителни) |
created:[2023 to 2025] | интервал |
added:[-1 week to now] | последната седмица |
now и относителни срокове като -1 week работят само като граници на интервал: added:[-1 week to now], не added:"-1 week". Ако цитирате граница, ползвайте единични кавички.
Персонализираните полета и бележките не се търсят с обикновено търсене — пишете името на полето:
custom_fields.value:1312 custom_fields.name:"Номер на договор" custom_fields.value:1312 notes.note:напомняне notes.user:ivan
custom_fields.value — стойност на което и да е поле; custom_fields.name — името на полето. Комбинирани — конкретно поле с конкретна стойност.A-1312/99.50 се намира и по 1312.notes.note — текст в бележките; notes.user — бележки от даден потребител.Всичко дотук може да се комбинира. Непознато име на поле се търси като обикновен текст.
Натиснете Shift + ? на която и да е страница — показва се списък с клавишните комбинации, които работят там.
Ако искате всички документи да са в архива, но някои хартиени оригинали трябва да се пазят (договори, нотариални актове, удостоверения), ето проверен начин.
ASN00001, ASN00002…Когато класьорът се напълни, надпишете го („Документи 1–343“), приберете го и започнете нов. Хартиен документ намирате така: търсите го в архива → виждате номера му → взимате го от класьора, където е подреден по номер.
След като подредите няколко документа, архивът започва сам да предлага кореспонденти и етикети. Можете и да зададете правила за съвпадение на кореспондент или етикет в Управление.
За документи, по които трябва да направите нещо (да платите, да отговорите):
Източник: официалното ръководство на Paperless-ngx, версия 3.3 (docs.paperless-ngx.com), лиценз GPL-3.0. Преведено и съкратено за e-dokumenti.com; пропуснати са частите за инсталация и администриране на сървъра.
Напишете въпроса си с ваши думи. AI разбира смисъла и ви показва точното място в сайта — помощ, въпроси, цени, сигурност, условия.